Un ejercicio a favor de la transparencia
A partir de 2016, la Secretaría Jurídica y de Control Administrativo implementó el Sistema de Control de Informes que permite a la Facultad de Medicina cumplir con los requerimientos de la Oficina de la Abogacía General y el registro archivístico que establece la normatividad de nuestra máxima casa de estudios.
Este modelo de sistematización sustituyó el registro manual de expedientes por uno digital, el cual incluye tema, nombre del expediente, fecha de apertura, asunto, clasificación, localización y responsable, generando un código archivístico con el que se pueden solicitar datos y resguardar la información de manera transparente.
Además, ha permitido reducir los tiempos de manera considerable en la ubicación de expedientes, tener un seguimiento estructurado de los mismos y dar respuesta a requerimientos de información sobre juicios, convenios y temas que se desahogan en la Secretaría.
Cada expediente cuenta con una carátula que identifica su contenido, así como un texto conocido como identificador frontal y su código archivístico generado de manera automática. En la pestaña trasera del folder se muestra el código de identificación y el asunto objeto del expediente.
El Sistema se actualiza prácticamente todos los días y también proporciona información sobre cuándo se tiene que enviar un expediente al archivo de concentración, cuándo se consultó, hasta qué fecha se debe tener en la Secretaría, su vigencia, etcétera.
“La optimización de estos datos nos ha permitido ganar mucho, sobre todo en materia de transparencia y en requerimientos de información por parte de la Oficina de la Abogacía General. Lo que nos llevaría manualmente un mes aproximadamente, hoy lo tenemos listo en un día”, resaltó el licenciado Sergio Luis Gutiérrez Mancilla, secretario Jurídico y de Control Administrativo.
Otra ventaja de este Sistema destinado únicamente a situaciones jurídicas es que ha servido como apoyo para desarrollar la plataforma eCOFACMED, la cual se creó para dar seguimiento y respuestas adecuadas a trámites administrativos y seguimiento digital como apoyo a las instancias de la Facultad. “La Facultad de Medicina es una de las entidades académicas que ha cumplido en forma con la entrega del archivo simplificado y del inventario general de los instrumentos de control y consulta archivística”.
Lili Wences
